DATA: 06/04/2021 - Atenção SERVIDORES da Etec da cidade de Ibitinga, o Programa SP Sem Papel (SPSP) foi criado com o objetivo de produzir, gerenciar, tramitar, armazenar, preservar, segurar e acessar documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental, substituindo gradativamente a produção e tramitação de documentos em formato físico para formato digital, exclusivamente. Além é claro, de racionalizar, qualificar e otimizar os recursos públicos, trazendo maior eficiência para as políticas, programas e ações do Governo de SP, bem como a necessidade de tornar mais eficiente a gestão dos documentos, garantindo sua integridade, disponibilidade e autenticidade e, quando for, o sigilo desses documentos e de suas informações.
COMO SE PREPARAR PARA USAR O SP SEM PAPEL?
Para os servidores das Etec se prepararem para produzir documentos no SPSP é necessário que todos realizem os cursos disponíveis no Serviço de Capacitação (Ambiente Virtual de Aprendizagem - AVA), que está liberado desde o dia 05/03/2021.
Lembramos que além dos cursos de gestão documental e de usabilidade do SP Sem Papel, o Serviço de Capacitação disponibiliza um Ambiente de Simulação (com login e senha de usuários fictícios) para treinarem a produção e a tramitação de qualquer documento, antes de serem produzidos no ambiente oficial do Programa SP Sem Papel, denominado "Documentos Digitais". Sendo assim, sugerimos que aproveitem o máximo possível o Ambiente de Simulação!
A realização dos cursos é essencial para apoiar o processo de implantação do SPSP na CPS, e oferecer informações e orientações sobre gestão documental importantes para a usabilidade eficiente do programa, disponíveis na página oficial do Centro Paula Souza <https://www.cps.sp.gov.br/sp-sem-papel/>.
Seguem informações de acesso: No site do Programa SPSP há dois acessos com logins distintos, conforme seguem:
1° - ACESSO AO AMBIENTE VIRTUAL DE APRENDIZAGEM - AVA
(Serviço de Capacitação, liberado desde o dia 05/03/2021)
Neste espaço estão disponíveis os cursos conforme perfil do usuário, tutoriais, web dúvidas, FAQ e o "Ambiente de Simulação" (para treinar a criação de documentos, juntadas, inserção de documentos, captura de documentos em PDF, tramitação etc.). Ressaltamos que é necessário o servidor se apropriar do conteúdo, das diversas ferramentas e das orientações disponíveis para entender como funciona o Programa SPSP, antes de criar documentos no Sistema oficial de "Documentos Digitais".
O acesso ao Ambiente de Capacitação - AVA pode ser feito de 2 (duas ) formas:
• a) pelo portal <https://www.spsempapel.sp.gov.br>, clicando em “Serviços” e, em seguida, em “Capacitação”; ou
• b) diretamente pelo endereço <http://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br/acesso>. Selecione o curso “Documentos Digitais: Capacitação para Indiretas”. O sistema pedirá seu login e senha para acesso. Digite seu CPF em ambos os campos (após ao primeiro acesso o usuário deverá alterar a senha no canto superior a direita clicando sobre o seu Nome > “Preferência” > "Conta do Usuário" > "Mudar Senha"). Caso tenha esquecido a senha de acesso do AVA, clique em "Esqueceu o seu usuário ou senha?".
2° - ACESSO AO SISTEMA OFICIAL "DOCUMENTOS DIGITAIS"
(Sistema oficial com acesso liberado a partir do dia 12/04/2021, Evento GO LIVE):
Após apropriação do conteúdo e treinamento de criação de novos documentos no “Ambiente de Simulação”, o usuário estará apto para criar documentos no ambiente oficial do Programa SP Sem Papel, para isso deverá entrar na página do SPSP <https://www.spsempapel.sp.gov.br/>, na barra superior, clicar em "Serviços" > “Documentos Digitais” > incluir o usuário e a senha (o usuário é o número de matrícula do sistema SPSP ou CPF que ainda será encaminhada pela Prodesp por e-mail pessoal institucional, um dia antes do Evento GO LIVE).
O servidor deverá alterar a senha, após o primeiro acesso, clicando em “Menu” > “Administração” > "Trocar Senha", devendo no campo “Usuário” fornecer o número de matrícula encaminhado pela Prodesp. Caso tenha esquecido a senha de acesso, clique em "Esqueci Minha Senha", fornecer o número de matrícula do SPSP e o CPF.
QUEM TERÁ ACESSO AO SPSP?
Informamos que todos os servidores administrativos ou docentes designados a exercerem funções administravas e que produzem documentos arquivísticos na Etec, terão acesso ao ambiente oficial de "Documentos Digitais" do Programa SPSP (conforme Decreto nº 64.355/2019, e a Portaria CPS GDS nº 2904/2020).
No entanto, o ambiente oficial de "Documentos Digitais", ainda não está liberado aos servidores das Unidades de Ensino. A liberação está programada para a sexta-feira que antecede o Evento GO LIVE (12/04/21), mediante e-mail com orientação da Prodesp, que irá conter o número de matrícula do Sistema SPSP e a senha provisória (que deverá ser alterada após o primeiro acesso. ).
O servidor deverá verificar em seu e-mail pessoal institucional (@etec), na Caixa de Entrada, Spam ou Lixeira, o recebimento do e-mail da Prodesp. Caso o servidor não tenha recebido e-mail com as informações de acesso até o dia 12/04/21, este deverá entrar em contato com sua sede e verificar se faz parte do grupo de servidores que irão ter acesso ao SPSP e então resolver sua situação.
SUPORTE CPS
Dentro do CPS, as dúvidas relativas ao Programa SP Sem Papel (SPSP), poderão ser encaminhadas por e-mail <suportesempapel@cps.sp.gov.br>.